第一章 总则
第一条 为加强对本科教学档案的收集、整理和管理工作，有效保护和利用本科教学档案，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》以及《湖北商贸学院档案管理办法》，结合我校教学工作实际，制定本规范。
第二条 本规范中所称教学档案，是指学校学院（中心）和相关职能部门在从事本科教育教学管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 教学档案是反映学校教学管理水平和教育质量的重要标志。维护教学档案的完整、真实与安全是学校档案工作的主体和重点，是教学管理系统的重要组成部分。
第二章 组织领导
第四条 教学档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。学校档案馆负责对全校的教学档案工作进行检查、监督、指导和业务培训；对教学档案的形成、积累、归档等工作，由教务处牵头，会同档案馆实行统筹规划、组织协调、统一制度；学院（中心）应明确一名分管档案工作的负责人，并配备专（兼）职档案员，负责制定本单位教学档案管理的规章制度，统一管理本单位的教学文件材料，及时、妥善地做好立卷归档工作。
第五条 教学档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备一定专业知识。
第三章 归档范围
第六条 学校依据以下原则确定教学档案归档范围：
（一）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，应对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。
（二）归档的教学文件材料，应反映教学管理和教学实践活动的全过程，保证准确、完整、系统。
（三）归档的教学文件材料，应遵循其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，符合教学管理和教学实践活动的有序性特点。
第七条 教学档案归档的重点和主要内容：
（一）归档的重点是学校在教学工作，特别是教学实践各项活动中形成的不同载体的文件材料。
（二）归档的主要内容包括教学计划与运行管理类、教学质量管理与评价类、教学基本建设管理类、教学管理组织系统与教育教学研究等四个大类别（具体范围见附件）。
第八条 学院（中心）应采取有效措施，保证上述档案以纸质或者电子文档等形式安全保存。
第四章 档案收集与移交
第九条 教学档案的收集：
（一）收集工作应贯彻集中统一管理的原则，遵循教学档案的自然形成规律，按归档范围分类收集。
（二）应保证归档教学文件材料收集的完整性和准确性。
（三）所收集的教学文件材料按各大类分别积累，进行预立卷，并按时间先后顺序排列。
第十条 教学档案归档前的鉴定：
（一）鉴定所收集的档案是否具有价值和具有怎样的保存价值。
（二）是否具有保存价值主要考虑下列两个因素：一是档案自身的特点和状况，例如档案的内容、来源、形成等是决定是否具有保存价值的基础；二是档案向社会提供利用的效果。
第十一条 教学档案的保管和利用：
（一）教学档案应由专人负责管理，不得丢失。
（二）教学档案应存放在安全可靠、防火、防盗、防霉、防雨的地点。
（三）学院（中心）可向本单位教职工提供当年的教学档案材料，往年教学档案一律由校档案馆负责办理查询、借阅手续。
第十二条 教学档案保管期限分为永久、长期（30年）和短期（10年内）。所有教学档案材料一般要求长期保存。
（一）具有永久或者长期保存价值的教学档案，由教务处和各学院（中心）移交档案馆进行集中保管和利用。
（二）部分具有长期和短期保存价值的教学档案，由教务处和各学院（中心）集中保管和利用。
（三）对学院（中心）和教研室工作有长期保存价值的档案由学院（中心）和教研室集中保管和利用。
第十三条 教学档案移交。学院（中心）和相关职能部门需要向档案馆归档的教学档案，应按照教学管理单位的统一要求，由各单位兼职档案员负责收集、整理后，于次年第一季度完成与档案馆的档案移交工作。不需要移交档案馆的教学档案由学院（中心）和相关职能部门按要求归档，妥善保管。
第五章 归档要求
第十四条 凡需归档的教学文件材料，尽量采用原件，规格相对统一。一般用计算机打印，排版工整，图文清晰，并装订成册，以利长期保存。除纸质档案外，相配套的照片、光盘等电子档案同时归档。
第十五条 学院（中心）和相关职能部门办公室负责教学档案的接收、分类、整理、登记和提供利用。凡已归档的文件材料需要修改时，应经所在单位主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。
第六章 附则
第十六条 本办法自发布之日起施行，由教务处负责解释。
（2022年4月28日，湖北商贸教〔2022〕26号文件发布）
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